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Claves para facilitar la difusión 2.0 de tu evento

Roberto RuizEn 30 segundos:

Roberto Ruiz Robles (@Roberto_R_R) es el responsable de contenidos y redes sociales de Ambientum.com. Además es el presidente de la Asociación de Ciencias Ambientales (@ACAmbientales).

Desde 2010 coordina, junto a Clemente Álvarez, el grupo de trabajo de redes sociales y medioambiente del Congreso Nacional de Medio Ambiente (@info_conama).

El año pasado recibió el premio en la categoría de medio ambiente de los Tweets Awards, los premios de referencia de Twitter en España.


redaccion@ambientum.com

Reinventemonos

Una de las claves en redes sociales es tirar de imaginación.
En Conama 2012 desde ACA pedimos a los asistentes
al Congreso que escribieran en una pizarra
la manera de "reinventarnos".
Es otra forma de tuitear. Foto: @ACAmbientales

Desde hace unos años, a la hora de planificar la realización de una jornada, feria o congreso, hay que tener en cuenta su posible difusión en internet, especialmente a través de las redes sociales.

Una buena planificación del evento debe facilitar por una parte al público asistente la difusión de lo que está ocurriendo en el mismo, y por otra parte hacer llegar de la mejor forma posible la información a la gente que no haya podido acudir al mismo.

En primer lugar debemos tener claro quién es nuestro público objetivo, saber qué queremos conseguir con la celebración del evento  y los recursos con los que contamos para la realización del mismo. Hay que tener en cuenta que gestionar correctamente un evento en el ámbito 2.0 puede suponer bastantes horas de trabajo.

A continuación desgranamos una serie de actuaciones que podemos considerar a la hora de realizar esta actividad, tomando como ejemplo el mayor de los congresos ambientales que se celebran en España, el Congreso Nacional de Medio Ambiente (Conama). Desde Conama se ha apostado desde hace años por la comunicación ambiental 2.0 y desde 2010 cuenta con un grupo de trabajo que estudia la evolución del binomio redes sociales y medio ambiente.

Antes del evento

Objetivo: dar a conocer el evento y las distintas posibilidades que ofrece el mismo.

#conama2012

Recordando el hashtag a utilizar en Conama 2012

  • Elegir un hashtag oficial para el evento, que servirá para que toda la gente que escriba sobre el mismo el redes sociales utilice la misma etiqueta (especialmente Twitter, pero desde hace unos meses se puede utilizar también en Facebook o Google+). Es recomendable que no sea demasiado largo, que tenga relación con el evento y sea fácil de recordar. Por ejemplo, en el último Conama se utilizó el hashtag #Conama2012
  • Cada vez es más normal que en los debates de las jornadas entren preguntas de gente que esté siguiendo el evento a través de streaming y/o las redes sociales, especialmente Twitter.

  • Anunciar el hashtag del evento por todos los canales posibles: Redes sociales (Twitter,Facebook y Google+ permiten el uso de hashtags), incluirlo dentro de la página web de la organización  del evento, folletos, mailing con información del evento…  Si el evento fuera lo suficientemente importante, se quisiera rizar el rizo y tuviera como uno de los objetivos tratar de llegar a ser Trending  Topic (tendencia en Twitter) podría plantearse utilizar un hashtag para anunciar el congreso y otro distinto durante el mismo (una estrategia parecida a la utilizada por el programa Salvados, de Jordi Évole, que anuncia el hashtag a usar cada programa apenas unos minutos antes del mismo)… pero no es lo recomendable y puede confundir a nuestra audiencia.
  • En el caso de Conama, un congreso en el que se celebran más de 100 jornadas distintas en menos de una semana, muchas de ellas a la vez, la solución que han adoptado es poner un hashtag diferente, sencillo y corto para cada una de las sesiones, a utilizar en Twitter acompañando al hashtag general #Conama2012. Estos hashtag coincidían con la nomenclatura del congreso para diferenciar las jornadas, así todos los asistentes al Congreso podían fácilmente tuitear en cada una de las jornadas (ya que la nomenclatura aparece en el folleto del congreso y en la señalización de las salas) y la gente que lo seguía a través de las redes sociales podía seguir exactamente la jornada en la que estuviera interesado, sin interferencias del resto. De hecho se realizaron hasta unas instrucciones de seguimiento del #CONAMA 2012 a través de Twitter.
  • Recopilar los perfiles 2.0 de los asistentes a la jornada. Para ello puede resultar interesante crear listas en Twitter. Se pueden crear listas con los ponentes, con los organizadores o incluso incitar a la gente que vaya a ir a Congreso a que lo exprese por Twitter y crear con ellos una lista. Un ejemplo fue el uso del hashtag #yovoyaConama que se comenzó a usar de manera espontánea en las redes y que sirvió para hacer una lista de asistentes tuiteros al evento.
  • Antes en una jornada si la gente miraba el móvil es que se estaba aburriendo, ahora si miran el móvil es porque les está interesando y lo están tuiteando.

  • Posibilidad de crear una cuenta específica para el evento. Esta es una posibilidad que se puede contemplar, según lo grande que sea el evento y la cobertura tuitera que se le quiera dar al mismo. Siguiendo el ejemplo de Conama, esta entidad utiliza su cuenta corporativa como la oficial del congreso @info_conama, pero además el congreso cuenta con una cuenta específica de apoyo @ACAenConama que sólo tuitea los días del Congreso, cada dos años.
  • Recopilar documentación y presentaciones de la jornada, que se podrán difundir durante el evento. Existen plataformas donde poder colgar presentaciones Power Point y poder incrustarlas luego en nuestra web o blog y compartirlas por las redes sociales, por ejemplo SlideShare.
  • Si se puede, elegir localización con wifi o por lo menos buena cobertura telefónica.
  • Contemplar la posibilidad de ofrecer la jornada en streaming. Lo ideal, en este caso, sería poder difundir tanto la presentación como la imagen del ponente, en dos ventanas distintas.
Durante el evento

Objetivo: Dar a los asistentes toda la información posible del evento y facilitarles el compartir a través de las redes sociales y facilitar que el público que no va a poder asistir a la jornada pueda seguir el evento a través de internet.

Tuiteando una jornada. Foto: Conama

  • Intentar aportar contenido de calidad en Twitter durante el evento, pudiendo subir documentos, presentaciones, declaraciones, fotografías y videos del evento.
  • Monitorizar todo lo que se dice sobre el evento y dar difusión (Retwittear) a  lo más interesante. Herramientas gratuitas como Topsy, TweetDeck y Hootsuite o de pago como Pirendo o Socialbro te servirán de ayuda.
  • No tan activamente como Twitter, pero estudiar la posibilidad de utilizar otras redes sociales como Facebook, Linkedin, Google+ o Pinterest para difundir contenidos de la jornada.
  • Si se transmite por streaming, anunciarlo por las redes sociales antes y durante el evento.
  • Facilitar las claves wifi, enchufes, etc a los asistentes.
  • Grabar videos de las jornadas, entrevistas a los ponentes, asistentes, organizadores, etc. Como ejemplo: Vídeos de Conama 2012 colgados en Vimeo.
  • Se puede ofrecer la posibilidad de participar en el debate o preguntar a la mesa a través de Twitter con el hashtag del evento. Monitorizar las posibles preguntas y realizar alguna de ellas en el debate. Si se hace esto es importante también publicar la respuesta en redes sociales.
Después del evento

Objetivo: Recopilar y difundir las conclusiones y momentos más importantes del evento, así como lo comentado en internet (blogs , webs y redes sociales).

El contacto entre profesionales que tiene lugar antes y después de los eventos a través de las redes sociales enriquece de forma notable a los mismos.

  • Es importante realizar un resumen con las conclusiones del  evento y moverlo por las redes sociales.  En Conama 2010 se realizó un resumen de los mejores tuits y se colgó en la web del evento.
  • Se pueden utilizar herramientas como Storify para realizar de forma sencilla un resumen de lo más comentado del evento en redes sociales (pudiendo incluir videos, etc).  Ejemplo de Storify de una de las jornadas de Conama 2012, en la que se utilizaba para su seguimiento los hashtag #Conama2012 y #AE9. Para realizar el Storify de una jornada no podemos esperar más de una semana, por limitaciones del programa.
  • Dar difusión a las entradas que escriban los asistentes al evento sobre el mismo en la blogosfera.

Si queréis saber más sobre el binomio redes sociales y medio ambiente recomiendo visitar los documentos realizados por el grupo de redes sociales y medioambiente de Conama (NatuRed) realizados en 2010 y 2012 y el grupo de Facebook de NatuRed.

Para ver más visiones de cómo gestionar eventos en redes sociales recomiendo visitar los post de Javier Cejudo y de María Lázaro, que me han servido de ayuda para completar y mejorar este post.

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