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Cómo introducir la sostenibilidad en la organización de una Feria: ideas a tener en cuenta para lograr una Feria Sostenible

Es frecuente encontrar Ferias que abordan diferentes temáticas vinculadas a la sostenibilidad ambiental, social o económica. Sin embargo, no es tan común encontrar Ferias que se organicen incorporando aspectos de sostenibilidad en el desarrollo de la misma. A pesar de ello, es posible hacer una Feria Sostenible: sólo requiere contar con un enfoque y una metodología adecuados a las características de la Feria que se organice.

Por Juanjo Amate y Alberto Gómez
Creativos de Sostenibilidad en Ephymera Sostenibilidad.
redaccion@ambientum.com

Feria

La variedad de materiales, muchos de ellos
destinados a un uso efímero, usados es muy
amplia en una Feria y un elemento donde hay
muchos aspectos vinculados a la sostenibilidad.

Uno de los eventos por excelencia dentro del sector comercial y empresarial son las Ferias, oportunidades para reunir a los agentes vinculados a un determinado sector económico y fomentar los intercambios comerciales o de conocimientos. Los datos en lo que a número, volumen de negocio y visitantes se refieren así lo corroboran, y demuestran su importancia dentro del sector de los negocios. La buena noticia es que cada vez más abordan sectores asociados a la sostenibilidad, la ecología u otras cuestiones de carácter ambiental o social.

Sin embargo, más allá de su contenido vinculado a lo social y ambiental, poco a poco crece la tendencia para incorporar la sostenibilidad también al continente de estas ferias; es decir, a la propia organización, a su ubicación, a todos los participantes en su desarrollo, los materiales y servicios empleados, los mensajes… al cuerpo en sí de la feria.

Resulta difícil encontrar ejemplos de esta tendencia en España más allá de acciones enfocadas a un aspecto aislado, sin una clara intención de abarcar la globalidad de aspectos que intervienen en su desarrollo. En algunas tratan de medir y compensar la Huella de Carbono generada, otras cuidan la disponibilidad de medios de transporte para el acceso, favoreciendo el uso de aquellos menos contaminantes; y otras tratan de que las barreras a la accesibilidad de los asistentes sean mínimas. No obstante, en pocas ocasiones de ha tratado de incorporar la sostenibilidad como un criterio más dentro del desarrollo del evento, contando con una planificación específica y dándole un papel determinante. Esa diferencia es la que distingue a los Eventos o Ferias Sostenibles de los eventos o ferias que tratan sobre sostenibilidad.

El primer paso es hacer un Diagnóstico de Puntos Críticos para la Sostenibilidad de la Feria.

Para acometer esa tarea, y lograr que una Feria pueda denominarse Sostenible, lo principal no es invertir grandes cantidades de recursos, sino analizar las fases que conlleva organizarla, valorar el papel que juegan los diferentes agentes implicados en cada una de esas fases y aplicar mucha creatividad y conocimientos de sostenibilidad aplicada a eventos para buscar aquellas alternativas que sean más sostenibles.

Primeros pasos

Un primer elemento a tener en cuenta es que la Sostenibilidad va indisolublemente ligada al factor Tiempo. Por un lado, porque se trata de un proceso. No es un estado que se logra y ya, sino que continuamente hay que estar adaptándose, cambiando, mejorando. En ningún caso es estático, por lo que entraremos en un ciclo de mejora continua de nuestra feria, y como tal hemos de afrontarlo. Y en segundo lugar, requiere de un proceso de planificación, especialmente en su inicio, por lo que no podemos pensar en organizar de manera sostenible nuestra Feria a dos semanas de celebrarse la misma porque fracasaremos. Hemos de empezar a planificar los aspectos de sostenibilidad casi desde el momento cero en el que empezamos a planificar la futura edición de la feria.

Bidón papel

Algunos de los aspectos que inciden en
la sostenibilidad de una feria, no es solo
la gestión de residuos, sino el incluir determinados
productos en el catering, contabilizar para no
desechar grandes cantidades o elegir una
ubicación que facilite el ahorro de agua.

El primer paso es hacer un Diagnóstico de Puntos Críticos para la Sostenibilidad de una Feria. Partiendo de un análisis de las acciones previstas, y aplicando la óptica de sostenibilidad en su sentido más amplio, es decir, no limitándonos a una valoración de aspectos ambientales sino incluyendo los de tipo social (inclusión de colectivos en desventaja social, accesibilidad física y sensorial…), cultural (afecciones al patrimonio cultural, respeto por las costumbres y tradiciones locales…) o económico (apoyo a productores locales, dinamización del tejido económico cercano…), debemos identificar aquellos aspectos que afectan a la sostenibilidad y establecer un criterio de valoración para establecer los prioritarios (recordemos la regla de Pareto: un 20% de las acciones determinan un 80% de las consecuencias. La meta debe ser identificar esa quinta parte de los Puntos Críticos que generan las consecuencias negativas sobre la sostenibilidad de nuestro evento).

Este Diagnóstico es clave. Con frecuencia, se recurre a aplicar acciones vinculadas a la sostenibilidad de una manera casi automática o guiada por ciertas tendencias: en una gran Feria que se celebre en IFEMA, el consumo energético y la Huella de Carbono asociada son importantes, pero si se celebrase en un recinto ferial abastecido íntegramente por energía solar, podríamos seguir calculando la Huella de Carbono emitida y nuestro diagnóstico nos diría que son otros los Puntos Críticos para la Sostenibilidad de los que adolece.

Plan de Sostenibilidad

Ser sostenibles reside en integrar la cultura de la sostenibilidad en el propio desarrollo del evento.

Una vez hecho el Diagnóstico, que se centra en los aspectos técnicos, llega el momento de planificar cómo vamos a hacer nuestro evento de manera diferente. Es el turno de la creatividad, de buscar alternativas, de establecer junto a los diferentes agentes participantes qué es posible cambiar y qué no; si hay recursos, productos, servicios, tecnología a nuestra disposición para hacerlo o no existe esa disponibilidad. Con toda esa información, opiniones e ideas, será con lo que elaboremos el Plan de Sostenibilidad. Se trata de plasmar cómo queremos que se desarrollen las diferentes fases de nuestro evento, qué papel tiene cada uno de los agentes participantes y de qué manera vamos a poder saber si estamos en el camino correcto. Si por ejemplo, detectamos que uno de los principales Puntos Críticos para la Sostenibilidad viene con los materiales para construir los stands, su composición y las dificultades de realizar una adecuada gestión de sus residuos, podemos acordar con todas las firmas expositoras unos criterios que establezcan los materiales a utilizar en sus stands. Imponer esas medidas seguro que será negativo para nuestra feria, perderemos expositores. Concertar una serie de criterios y que sean ampliamente cumplidos será lo más exitoso. Pues bien, una parte del Plan de Sostenibilidad será la referida a esos criterios de uso de materiales, estableciendo las responsabilidades en cuanto a su efectivo cumplimiento, los proveedores de materiales más indicados, las medias aplicadas para facilitar la separación, recogida y tratamiento de los residuos generados, etc. Además, se podrán establecer objetivos e indicadores que permitan conocer el nivel de cumplimiento de estos criterios y, en años sucesivos, medir el grado de mejora que hemos logrado respecto a ediciones anteriores.

Además de abordar los aspectos más concretos de su ejecución, en el Plan de Sostenibilidad ha de aspirar a que el propio desarrollo de la Feria, como elemento de comunicación que es, sirva de herramienta para trasladar el mensaje de sostenibilidad y lograr sensibilizar en torno al mismo a los diferentes agentes participantes. Es lo que denominaríamos un Plan de Visibilidad de la Sostenibilidad, y su labor ha de ser lograr que más allá de meros mensajes, la sostenibilidad debe palparse en el ambiente de la Feria y ser perceptible de muy diferentes maneras, de forma que sea evidente para todos que están en un evento sostenible. Aquí entra de nuevo la imaginación: la variedad de elementos y soportes de comunicación y de interacción con visitantes, asistentes, expositores, ponentes, proveedores y en general la comunidad donde se ubica la Feria es amplísima, por lo que hay que seleccionar los mensajes en torno a la sostenibilidad que se quieren transmitir y cuál es el soporte o el medio más adecuado para hacerlo.

Un Plan de Sostenibilidad completo elaborado a medida no es difícil de poner en práctica. Sí que es importante que en la elaboración del mismo la participación de los diferentes agentes implicados haya sido real; no vayamos a establecer ciertas medidas a aplicar por nuestros proveedores sin que ellos sean conscientes e incluso sin saber si éstas son realizables. Y por supuesto, es muy importante ir controlando el cumplimiento de todos los aspectos recogidos en el Plan para valorar el desempeño de los objetivos que se propusieron en el mismo.

Después de la feria

Transcurrida la Feria, llega el momento de recopilar la información generada y traducirla a conocimiento, que nos permite aprender y mejorar. Para ello, una buena herramienta es una Memoria de Sostenibilidad, en la que hagamos una recopilación de toda la evolución de nuestro evento sostenible, y destaquemos aquellos aspectos que han sido más importantes para la sostenibilidad así como las acciones llevadas a cabo para lograr que su impacto haya sido el menor posible. La vocación de esta Memoria ha de ser la de extraer las lecciones que hemos aprendido y plantear aquellos aspectos que nos van a ayudar a mejorar en las próximas ediciones. Como recomendación, se ha de huir de extensas listas de datos y cifras y tratar de exponerlo todo de una manera directa, sencilla y siempre que sea posible con ejemplos que faciliten su comparación y aplicación en la realidad, pero sin por ello desmerecer su valor técnico. Además, es importante que sea un documento que llegue todos agentes participantes en el evento, pues su compromiso con la mejora de la sostenibilidad del evento va a ser determinante en futuras ediciones y de esa manera pueden conocer cual es su papel e ir anticipando los cambios necesarios.

Como hemos querido reflejar en esta líneas, para Ephymera Sostenibilidad, más que unas soluciones concretas y cerradas en materia de sostenibilidad, lo que distingue a un evento sostenible, en este caso a una Feria, del que no lo es, reside en la aplicación de una metodología para integrar los criterios de sostenibilidad dentro del propio desarrollo del evento y hacerlo de una manera “a medida” del mismo. Esa es la manera de evidenciar una filosofía de trabajo basada en la voluntad de apostar por la cultura de la sostenibilidad aplicada a los eventos, y para nosotros, en eso reside ser sostenibles.

Ephymera Sostenibilidad quiere fomentar la cultura de la sostenibilidad aplicada a los eventos, por ello en su blog publica con asiduidad reflexiones, consejos, y recomendaciones en forma de “Pildorazos” de sostenibilidad para eventos.

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