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Ferias, congresos y web 2.0

Por Águeda García de Durango
redaccion@ambientum.com

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Internet ha supuesto la revolución en el mundo de las comunicaciones. Hoy en día, si algo no se encuentra en Internet puede ser por dos motivos: o no existe o es demasiado antiguo. Además, la red es un medio cada vez más accesible para la población, lo que ayuda a globalizar los conocimientos y el intercambio de opiniones. Especialmente destacables son las páginas creadas por los usuarios o web 2.0, alimentadas de información aportada por los navegantes y normalmente, de carácter gratuito.

Las ferias y congresos medioambientales tampoco se escapan a esta nueva moda. Internet actúa como medio de difusión tanto antes, como durante y después del desarrollo de estos eventos. La cuestión primordial es ¿cómo se pueden aprovechar al máximo estas herramientas para garantizar su éxito?   

Comenzar con buen pie es importante para conseguir expositores, patrocinadores y visitantes. Por eso es conveniente contar con una estrategia definida que permita el envío de la convocatoria a través del mayor número de canales posible: mails, anuncios en redes sociales o creación de eventos en las mismas, etc. Si se cuenta con algo más de presupuesto, se pueden contratar banners en las webs más relevantes. El correo tradicional es una medida prescindible y poco ecológica, ya que supone gasto de papel y eleva el coste total del presupuesto de marketing y publicidad, de por sí elevado.

El uso de Internet en ferias y congresos tiene ventajas añadidas, como su elevada repercusión, el ahorro en los costes de publicidad y el descenso de consumo de papel

Durante el transcurso del evento, existen muchas probabilidades de que un gran número de personas, entre público general y especializado, se hayan quedado “fuera” por diferentes circunstancias. Y es ahí donde Internet se convierte en un gran aliado. Actualmente es difícil encontrar un acto que no cuente con página propia, pero aún son pocos los que facilitan el acceso online a las jornadas informativas a tiempo real. Algunos organizadores ya son conscientes de que esta práctica fomenta una nueva forma de interrelación entre los ponentes y los interesados, que puede derivar en una mayor asistencia en futuras ediciones.

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Otra manera de incrementar esta interrelación es activar canales de comunicación en el propio lugar donde se celebre. Cada vez son más los de recintos feriales que habilitan una red WiFi gratuita o facilitan la conexión a Internet. Uno de los beneficios de este servicio es la buena imagen por el que el acto será recordado.

Tras desmontar el último stand, después de todo el esfuerzo invertido en la feria, llega el momento de recapitular y, porqué no, pensar en una nueva edición. ¿Cómo puede la red ayudar en esta misión? El objetivo de toda organización es perpetuar el evento, y publicar los informes y resúmenes en la web oficial, utilizar el mail o las redes sociales para  agradecer  a los visitantes y expositores su presencia y habilitar un “buzón online de sugerencias”, ayudará a mejorar en las siguientes ediciones.

Es difícil encontrar un acto que no cuente con página propia, pero aún son pocos los que facilitan el acceso online a las jornadas informativas a tiempo real

Un claro ejemplo de cómo gestionar correctamente la presencia en la red de un evento es el Congreso Nacional sobre Medio Ambiente, CONAMA 2010. Desde antes de su comienzo ya tenía presencia en la mayoría de redes sociales (Twitter, Facebook) y durante el transcurso del Congreso se transmitían las novedades a tiempo real en diferentes espacios virtuales. En su página web están disponibles los contenidos de las ponencias y la actividad no se ha paralizado (se siguen publicando noticias, organizando eventos… todo a través de Internet). El próximo 21 de marzo se presenta el Informe del CONAMA 10, que en breve estará colgado también en Internet. 

Facebook, twitter, Youtube, LinkedIn o Xing son algunos ejemplos de webs 2.0 con un amplio número de visitas. Tal es el éxito de éstas que ya existen redes más específicas.  Un ejemplo es la reciente aparición de Ecobook, una red social centrada en la defensa de los valores medioambientales y en la difusión de iniciativas relacionadas.

En definitiva, el uso de Internet tiene ventajas añadidas, como su elevada repercusión, el ahorro en los costes de publicidad y el descenso de consumo de papel.

La combinación perfecta entre una buena organización y el uso de las nuevas tecnologías aumenta no sólo la asistencia de público, también  le da continuidad y fama a las próximas ediciones. 

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